Чи ти помічав, що одні зайняті люди рідко стикаються із завалами, знаходять вільний час і часто досягають успіху, а інші – не можуть вибратися з кругообігу справ? Як правило, перелічені обставини залежать від уміння планувати свої справи та визначати їхню пріоритетність.
У сьогоднішній статті ми розповімо про ефективне управління часом, а також про те, як розрізняти термінові та важливі справи. Стаття заснована на матриці Ейзенхауера.
Чим відрізняються важливі відносини від термінових?
Екстрені завдання потребують оперативного реагування. Часто вони супроводжуються вузькоспрямованими думками, поспіхом, обороною тактикою.
Важливі справи найчастіше мають на увазі тривалий шлях їхнього здійснення. Коли люди зосереджуються на таких завданнях, їхній мозок запускає режим реагування, що дає можливість спокійно та раціонально розмірковувати.
Відмінність двох перерахованих вище варіацій інтуїтивна. Нерідко люди вживають важливих заходів за термінові. Така тенденція обумовлена особливостями еволюції, оскільки в давнину люди часто зосереджували увагу на раптових та термінових справах.
ЗМІ та соціальні мережі лише посилюють зосередженість на термінових та не особливо важливих справах. Через це можна згаяти важливі заходи, витративши свій час на те, що не вимагало стільки зусиль.
Складові матриці
Є чотири ключові складові матриці:
1. Терміново та важливо.
2. Не термінові справи та важливі.
3. Терміново та неважливо.
4. Не терміново та неважливо.
Під кожним пунктом записуються відповідні критерії справи. У такий спосіб стає зрозуміло, якими завданнями слід займатися у пріоритеті, а якими – зовсім не варто. Перелічені пункти слід поділити на квадрат і заповнювати його з появою планів і завдань.
Розглянемо докладніше кожен із вищеперелічених пунктів.
1. ТЕРМІНОВО І ВАЖЛИВО
Ідеальний варіант – коли цей пункт залишається переважно пустим. При грамотному розподілі та плануванні справ мінімізується ймовірність завалу. Якщо розділ «Терміново та важливо» часто заповнюється, то потрібно оптимізувати свою організованість. Щоб пункт залишався здебільшого порожнім, потрібно своєчасно виконувати відносини з інших розділів.
Є випадки, коли заповнення цього осередку об'єктивно виправдане:
· Несподівані проблеми зі здоров'ям.
· Усунення факторів, які можуть перешкодити виконанню основної мети.
· Позаплановий виклик на роботу або до навчального закладу дитини.
2. НЕ ТЕРМІНОВІ СПРАВИ І ВАЖЛИВІ
Цей осередок вимагає підвищеної уваги, оскільки в ньому зосереджуються стратегічно важливі та перспективні завдання. Експерти, які займалися вивченням матриці, стверджують, що люди, які приділяють пріоритету цьому пункту, мають більше шансів просування по службі. Також вони заробляють достатньо грошей і при цьому мають вільний час, наприклад, у вихідні за рахунок продуманої організації.
Оскільки терміновості немає, є час добре обміркувати тактику виконання завдань, знайти оптимальний підхід їхнього здійснення. Але важливо запланувати орієнтовний термін їх завершення. Якщо не зробити їх своєчасно, вони потраплять до першого сектору.
До цього пункту можуть належати плани з кар'єрного просування, регулярні заняття спортом, планування бюджету та великих покупок.
3. ТЕРМІНОВО І НЕВАЖЛИВО
Цей осередок для термінових, але не важливих справ. Вони вимагають термінової реакції, але не відіграють жодної ролі у досягненні важливих цілей. Нерідко до цього пункту потрапляють заходи, пов'язані з іншими.
Терміновими і при цьому не важливими справами можуть бути відповіді на повідомлення, побутовий клопіт, виконання прохань інших людей. Справи з цього осередку не вирішують нічого важливого, але можуть гальмувати здійснення ключових цілей та забирати час.
4. НЕ ТЕРМІНОВО І НЕВАЖЛИВО
Заходи з цього пункту не приносять значної користі. Ними можна займатися в останню чергу або взагалі викреслити з планів. Вони об'єктивно відбирають час та зусилля. Підступність завдань із цього пункту полягає в тому, що вони з першого погляду здаються необтяжливими і дозволяють розслабитися.
До четвертого осередку належать розмови з друзями по телефону або в соцмережах, ігри на приставці, перегляд неінтелектуальних ТВ шоу. Звичайно, потрібно відпочивати та розслаблятися. Але є два важливі нюанси. По-перше, займатися найкраще інтелектуальними справами, наприклад читати цікаву книгу. По-друге, з друзями можна поспілкуватися після роботи або зустрітися на вихідних.
Інструменти для розподілу завдань
Для зручного використання Матриці Ейзенхауера можна використовувати однойменні програми для мобільних телефонів. Також можна зробити на комп'ютері та роздрукувати таблицю або використовувати маркерну дошку.
Вміння розділяти завдання за важливістю сприяє раціональному розподілу свого часу. Такий підхід також допомагає краще планувати свої справи та підвищує шанси на успіх у досягненні поставленої мети.